Както е известно, Microsoft Excel е широко разпространен не само за корпоративните, но и за домашните потребители, което не е удивително, имайки предвид, че офисния пакет Microsoft се поддържа на компютрите на почти всеки. А и работата с Excel е много удобна-тя може да се опрости или ускори, а по какъв начин, предстои да разберем в този материал.

Бърза работа с пощата

Много от еднотипните действия в таблиците трябва да се изпълняват многократно: да се променя формата на кутията, да се преместват различни елементи, параграфи, данните да се разпределят и т.н. Всичко това изисква време, затова е крайно необходимо наличието на функции за бързо осъществяване на подобни действия. За това трябва да се отвори прозореца “Настройки”, да се активира приложението :команда и да се определят всички категории. Възможно е установяването на Cells Assistant for Excel (1,29 Мб), предназначен за по-бързо отделяне на кутиите като след това се появява панел с допълителни копчета, с помощта на които е възможно бързото отделяне с коментари/значения, формули, на графични обекти, само видими кутии и такива които са с условно форматиране. След инсталиране на PLEX в прозореца на Excel 2000-2003 се отваря съответна папка, където се оказва файла PLEX.XLA. След това потребителя може да използва допълнителни инструменти, благодарение на които става разпределянето на кутиите според различни категории. Те могат да бъдат цвят, шрифт и т.н.

ASAP Utilities е цял набор от различни инструменти, значително улесняващи работата с Excel. Демо-версията е почти напълно функционална и не е ограничена от време на използване. След установяването й се появява допълнително меню, където се открива достъп до най-разнообразни функции. Така например командата “Select” отговаря за бързото отделяне на кутиите по някакъв признак, а "Sheets" осигурява разширената работа с листата. В подменюто "Range" са обединени командите за разширено търсене и заменяне, разпределяне и преместване на информация. "Columns & Rows" позволява бързото украсяване на таблиците,  "Numbers" опростява доста операции, свързани с числа.

Много удобно за ASAP Utilities е употребата на формули-програмата запомня последните 100 задействани формули, така че в случай на повторното и въвеждане не е нужно те да се вписват отново.

Бързо търсене и замяна на данни

Възможностите, достъпни в Excel съвсем не стигат винаги. При замяната на дадена кутия може да се използват приложенията Advanced Find & Replace и MAPILab Find and Replace for Excel, които значително ускоряват всички действия, свързани с това. При употребата на първия вариант се появява прозорец "Find & Replace", след което при избирането на "Find All" се намират всички кутии със съответния текст на всички листа за отваряне на книгата. При извършване на това действия са изпълнява командата "Replace in the selected items" и всичко е готово.

Принципът на замяна в MAPILab Find and Replace for Excel е съвсем деуг. Книгите не е нужно да се отварят, а след отваряне на Excel трябва да се натисне определено копче, което води до включване на основната програма и отговарянето на въпроси за настройките. Накрая се осъществява и замяната.

Премахване на ненужни елементи

Доста често при копиране в Excel текста от другите изтончници при небрежно въвеждане на данните се появяват прозорци, които в началото и в края съдържат нежелани елементи. Премахването им може да отнеме буквално секунди при използването на определени приложения. Едно от тях е ASAP Utilities като за удобна работа с него се използва командата "Text" > "Delete leading and trailing spaces".

Поправяне на отпечатъци

На тези, на които им се налага да анализират големи Excel-таблици определено им се налага да свършат доста неща, които не могат да бъдат опростени лесно. Обикновено се получават доста неточности при ръчно въвеждане на информацията, но вече съществува много по-лесен начин за решаване на проблемите, благодарение на приложенията Similar Data for Excel или Fuzzy Duplicate Finder. С тяхна помощ се поправят всички грешки и се предотвратяват грешните въвеждания. Намирането ан грешки чрез Similar Data Finder for Excel съвсем не е сложно. Работния документ трябва само да се отвори, да се включи програмата, и да се кликне на едноименния бутон, да е избере работно поле или диапазон на кутията и да се зададе режим за тяхното сравнение и диапазон за обработка. След направения анализ се извършва отстраняване на грешките при запис.

С помощта на Fuzzy Duplicate Finder крайният резултат се постига по различен начин. Интересуващите потребителя интервал от данни се отделя и в полето "Max number" се задава числото символи, на което значенията на кутията могат да се отличат едно от друго след което се кликва на "Find Typos". Програмата изобразява приличащите си кутии по групи, след което се избира "Check item" и "Apply Changes"и поправката е на лице.

Поява на записи-двойници

По една или друга причина в повечето таблици не рядко се появяват записи-двойници и като правило това е свързано с недостатъчното внимание по време на въвеждане на данни. Анализирането на данни с такива дубликати е безсмислено и затова се налага тяхното унищожаване. По принцип тези действия отнемат доста време, но с използването на Dublicates form Excel или Dublicate remover работата значително се ускорява. И двете приложения са създадени за търсене и обработка на дубликати в документите на Excel и позволяват бързото намиране на всички повтарящи се елементи, след това тяхното отделяне.

Remove Duplicates from Excel позволява търсенето на дубликати в цялата таблица или само в оказания диапазон на кутията, а отделянето на дубликатите става чрез форматиране или могат да бъдат скрити.

Duplicate Remover търси дубликатите в една таблица, освен това те богат да бъдат отделени или копирани, или преместени в нова работна книга. Използва се "Search in a single table", а при необходимост се коригира диапазона на търсене. Ако задачата е по-просто и трябва да се избавите от дубликатите не на ниво таблица тук са възможно различни варианти. Може да се създаде отделна таблица, в която да има единствено уникални значения, или да се използва приложението PLEX.

Сравнение на таблици с данни

Не рядко при работа с Excel се налага сравнението между различните модификации на таблицата. Но тук не става въпрос за това която от версиите на файловете е най-нова, а най-лесното сравнение става чрез използване на програмите Duplicate Remover или Compare Spreadsheets for Excel и Excel Compare.

Първата от сравнява при отваряне на двете книги и при изпълняване на командата "Compare two tables (lists, ranges)". След това трябва да се посочи диапазона на първата и на втората и да се избере вариант на уникалната.

Compare Spreadsheets for Excel също е ограничена в сравнението на две страници от различни материали, но тук разликата е, че при сравнение с програмата може да се вземе предвид форматът на кутията, както и да се сравняват формулите, а не само значенията. Резултатът от сравнението се появява в дву-панелен прозорец, а на лявата част на панела са данните от първата таблица, а в дясната-данните от втората.

Excel Compare сравнява едноименни работни листа от два файла, от всички файлове, разположени в две отделни папки или всички листа във файлове, създадени в средата на проекта. Резултатът се появява във вид на отделна Excel-книга като в нея зелените и сините цветове ще са отбелязани с уникалните данни на първата и втората в сравняваните диапазони. Информацията се разпределя в три групи като в първата се изобразяват променените данни, във втората-добавените, а в третата-отделените. Тоест останалите данни няма да се виждат в отчета, което не е особено удобно. Затова пък в Excel Compare е възможно запаметяването във вид на проекти.

Бързо сливане на кутии

Без да се загубят данните това става чрез Merge Cells Wizard или вече разгледаните ASAP Utilities и PLEX.

Merge Cells Wizard може да се използва за сливане на няколко кутии в една или за обединяване а параграфите или диапазоните. Това действие за приложението не се отличава с изключение на избирането на командата "row by row". Аналогично това действие се изпълнява и от ASAP Utilities,, където трябва да се изпълнят командите "Merge column data (join cells)" и "Merge row data (selected cells)".

Бързо обединяване на данни от няколко файла

Това се осъществява чрез програмите Advanced Consolidation Manager, Merge Tables Wizard, Tables Transformer for Excel. Първата от тях използва функциите Sum, Count, Average, Max. Избира се режим на копиране на данни от няколко файла в един, след което се оказват изходните файлове и се определя варианта на имена на страниците.

Merge Tables Wizard работи не с листа, а с указаните на тях данни и позволява обединяването на информацията от няколко файла в едно. Технически това става по-бавно, но се появява възможност за избирането не на всички листа, а само на нужната информация. За това се използва създаването на една обща таблица с обединени данни.

Tables Transformer for Excel може да обедини данните от две таблици в една при групирането на конкретно поле.

Разделяне на данни по таблици

Ако често ви се налага да форматирате на базата на една таблица няколко мови то в такъв случай трябва да се обърне внимание на приложенията Advanced Consolidation Manager, Tables Transformer for Excel и ASAP Utilities. Първият от тях е полезен за копиране на данни за различни файлове с групирането им по страници.

Tables Transformer for Excel в зависимост от настройките работи само с оказаните от потребителя параграфи, които се отделя един по един.

Възможностите на ASAP Utilities са доста скромни-приложението е предназначено за формиране на нови Excel-документи на основата на отделни листа от изходната книга при изпълняване на командата "ASAP Utilities" > "Export" > "Export worksheets as separate files".

Използване на автоматично форматиране

В Excel е предвидено автоматично форматиране на подобни таблици, но изборът на определени шаблони не е голям. Затова ефективно ще бъде използването на AutoFormat for PivotTables. Тя предоставя доста интересни шаблони, списъкът на които може да бъде разширен чрез създаването на нови. Ако обаче подобно предложение не се хареса на потребителите те могат да използват и Style Manager for Excel. Приложението дава възможност за лесно и бързо оформяне на таблиците с помощта на стол, а управлението се осъществява чрез "Style Manager" и комбинация от бутоните "Ctrl+Shift+S". Списъкът с необходимите шаблони е доста голям и той може да бъде увеличен чрез настройване на параметрите на форматиране.

Бърз достъп до избраните книги

Активно работещите в Excel потребители често трябва да отварят много книги, които да се намират в най-различни папки на различни дискове, затова разпределянето по съответни папки не винаги е лесно. Затова може да се използват настройки като favorite Bookmarks, а ако се налага постоянната работа с много книги тогава е препоръчително да се използва Explorer for Excel, който позволява съвсем лесното преминаване от един лист на книгата към друг. С един клик се поправят и грешките във всички документи. С помощта на Fix Broken Links for Excel нарушаването на връзката автоматично се възстановява, което допълнително улеснява работата на потребителя.